Comment rédiger un e-mail de facture

Une fois que vous avez fourni un produit ou un service à un client, il est temps d'être payé. Mais avant de faire cela, vous devrez produire une facture et l'envoyer par e-mail.

De nombreuses petites entreprises et indépendants ont des problèmes de retard de paiement, et bien qu'il ne soit pas efficace dans tous les cas, un e-mail de facture clair et facile à comprendre pourrait vous aider à être payé plus rapidement. Vous voulez savoir comment rédiger un e-mail avec une facture en pièce jointe ? Lisez la suite pour nos meilleurs conseils, ainsi qu'un exemple d'e-mail de facture que vous pouvez utiliser pour vos clients.

Conseils pour rédiger une facture par e-mail

Apprendre à rédiger un e-mail avec une facture en pièce jointe est un processus simple. Nous avons rassemblé quelques conseils clés pour vous assurer de faciliter au maximum le traitement de votre facture pour vos clients :

Inclure la facture en pièce jointe

Ne collez pas votre facture dans le corps de l'e-mail. Au lieu de cela, joignez-le sous forme de fichier PDF téléchargeable. Cela permet à vos clients d'enregistrer, d'imprimer ou de télécharger votre facture dans leur logiciel de comptabilité.

Inclure toutes les informations importantes dans la ligne d'objet

De nombreuses entreprises sont inondées d'e-mails, donc plus vous pouvez leur faciliter la recherche de votre facture, plus vite vous serez payé. En mettant toutes les informations importantes dans la ligne d'objet, y compris le numéro de facture et la date d'échéance, vos clients auront beaucoup plus de facilité à identifier votre facture.

Pensez à utiliser un modèle de facture

Si vous devez facturer beaucoup, l'utilisation de modèles d'e-mail de facture peut vous faire gagner un temps considérable. Tout ce que vous avez à faire est de modifier les informations clés, ce qui ne devrait pas prendre plus de quelques minutes, et vous pouvez envoyer votre facture rapidement et facilement.

Assurez-vous que votre facture comprend tout ce que le client doit savoir

Si vous n'incluez pas toutes les informations nécessaires, votre client devra peut-être demander une deuxième facture, ou il pourrait tout simplement négliger de payer. Consultez notre guide sur la rédaction d'une facture pour obtenir une liste complète de tout ce que vous devez inclure sur la facture elle-même.

Modèle d'e-mail de facture

Rédiger des e-mails à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps, en particulier si vous devez facturer un grand nombre de clients. Une fois que vous avez appris à rédiger un e-mail de facture, l'utilisation de modèles peut être un excellent moyen de réduire la quantité d'administration que vous devez gérer. Voici un exemple simple et efficace que vous pouvez utiliser pour envoyer un rappel amical au sujet d'une facture qui doit être payée bientôt :

Objet : Facture [X] pour [Service/Produit] due le [Date]

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien! Veuillez consulter le numéro de facture ci-joint [X] pour [Produit/Service], dû le [Date]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Bien à vous,

[Nom de l'expéditeur]

Si vous avez déjà envoyé une facture, mais qu'elle est en retard, vous devrez peut-être chasser les retards de paiement. Voici un exemple d'e-mail de collecte de factures que vous pouvez utiliser pour cela :

Ligne d'objet : Facture en retard [X] pour [Service/Produit] due [Date]

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien! Nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture numéro [X] pour [Produit/Service], qui était due le [Date]. Veuillez nous faire savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations.

Bien à vous,

[Nom de l'expéditeur]

Comme vous pouvez le constater, les meilleurs e-mails de facturation sont simples, conviviaux et fournissent toutes les informations dont le client a besoin pour traiter votre facture.

Suivi de votre e-mail de facturation

Bien sûr, l'envoi d'un e-mail de facture n'est pas toujours la fin de l'histoire. Parfois, vos clients peuvent retarder le paiement. Dans ces cas, c'est toujours une bonne idée de contacter votre contact par téléphone, car il est possible que vos e-mails soient simplement destinés à la mauvaise personne. Si cela ne fonctionne pas, vous devrez peut-être intensifier le processus en envoyant une lettre officielle. Les étapes ultérieures, telles que l'envoi d'agents de recouvrement, la facturation d'intérêts de retard ou l'engagement de poursuites judiciaires ne doivent être envisagées qu'en dernier recours.