Come scrivere un'e-mail di fattura

Una volta che hai fornito un prodotto o un servizio a un cliente, è il momento di essere pagato. Ma prima di farlo, dovrai produrre una fattura e inviarla tramite e-mail.

Molte piccole imprese e liberi professionisti hanno problemi con i pagamenti in ritardo e, sebbene non sia sempre efficace, un'e-mail di fatturazione chiara e di facile comprensione potrebbe aiutarti a essere pagato più rapidamente. Vuoi sapere come scrivere un'email con una fattura allegata? Continua a leggere per i nostri migliori suggerimenti, oltre a un'e-mail di fattura di esempio che puoi utilizzare per i tuoi clienti.

Suggerimenti su come scrivere una fattura via e-mail

Imparare a scrivere un'e-mail con una fattura allegata è un processo semplice. Abbiamo messo insieme un paio di suggerimenti chiave per assicurarti di rendere il più semplice possibile per i tuoi clienti elaborare la tua fattura:

Includere la fattura come allegato

Non incollare la fattura nel corpo dell'e-mail. Allegalo invece come file PDF scaricabile. Ciò consente ai tuoi clienti di salvare, stampare o caricare la fattura sul loro software di contabilità.

Includi tutte le informazioni importanti nella riga dell'oggetto

Molte aziende sono inondate di e-mail, quindi più è facile aiutarle a trovare la fattura, più velocemente verrai pagato. Inserendo tutte le informazioni importanti nella riga dell'oggetto, incluso il numero di fattura e la data di scadenza, i tuoi clienti troveranno molto più facile identificare la tua fattura.

Considera l'utilizzo di un modello di fattura

Se devi fatturare molto, l'utilizzo dei modelli di email di fatturazione può farti risparmiare una notevole quantità di tempo. Tutto quello che devi fare è modificare le informazioni chiave, che non dovrebbero richiedere più di qualche minuto, e puoi inviare la fattura in modo rapido e semplice.

Assicurati che la tua fattura includa tutto ciò che il cliente ha bisogno di sapere

Se non includi tutte le informazioni necessarie, il tuo cliente potrebbe dover richiedere una seconda fattura o potrebbe semplicemente trascurare di pagare del tutto. Consulta la nostra guida su come scrivere una fattura per un elenco completo di tutto ciò che devi includere nella fattura stessa.

Modello email di fattura

Scrivere e-mail da zero può richiedere molto tempo, in particolare se è necessario fatturare un numero elevato di clienti. Dopo aver imparato a scrivere un'e-mail di fattura, l'utilizzo di modelli può essere un ottimo modo per ridurre la quantità di amministrazione che devi affrontare. Ecco un esempio semplice ed efficace che puoi utilizzare per inviare un promemoria amichevole su una fattura che deve essere pagata a breve:

Oggetto: Fattura [X] per [Servizio/Prodotto] in scadenza [Data]

Salve [Nome del destinatario],

Spero che tu stia bene! Si prega di consultare il numero di fattura [X] allegata per [Prodotto/servizio], in scadenza il [Data]. Non esitare a contattarci se hai domande.

Cordiali saluti,

[Nome del mittente]

Se hai già inviato una fattura, ma è scaduta, potrebbe essere necessario inseguire il pagamento in ritardo. Ecco un esempio di e-mail di riscossione delle fatture che puoi utilizzare per farlo:

Riga oggetto: fattura scaduta [X] per [servizio/prodotto] in scadenza [data]

Salve [Nome del destinatario],

Spero che tu stia bene! Dobbiamo ancora ricevere il pagamento per la fattura numero [X] per [Prodotto/Servizio], che era dovuto il [Data]. Fateci sapere quando possiamo aspettarci di ricevere il pagamento e non esitate a contattarci se avete domande o dubbi.

Cordiali saluti,

[Nome del mittente]

Come puoi vedere, le migliori e-mail di fatturazione sono semplici, amichevoli e forniscono tutte le informazioni di cui il cliente ha bisogno per elaborare la fattura.

Seguendo la tua email di fattura

Naturalmente, l'invio di un'e-mail di fattura non è sempre la fine della storia. A volte, i tuoi clienti possono ritardare il pagamento. In questi casi, è sempre una buona idea mettersi in contatto con il tuo contatto per telefono, poiché è possibile che le tue e-mail stiano semplicemente andando alla persona sbagliata. Se questo non funziona, potrebbe essere necessario intensificare il processo inviando una lettera formale. I passaggi successivi, come l'invio di esattori, l'addebito di interessi di mora o l'avvio di procedimenti legali, dovrebbero essere considerati solo come ultima risorsa.